社会保険労務士の資格を取って起業した女性（４５）がいました。起業して３年近く。仕事は順調ですが、忙しくなったせいか、事務作業が滞りがち。最近も、コピー用紙が切れていたのを忘れていて大事な書類が印刷できず、慌てて買いに行ったそうです。今回は意外とお困りの方が多い、消耗品の在庫管理のコツをお伝えします。

　文房具やプリンターのインクカートリッジ、蛍光灯などの消耗品は、なくなりそうになってから、その都度買う方が多いと思います。でも、他の業務などが立て込んでつい忘れてしまいがち。定期的にまとめて買うのをお勧めします。管理のコツは３つです。

　（１）在庫チェックの日を決める　毎週、曜日を決めて消耗品の在庫を確認します。ポイントは必ず「週イチ」でチェックすること。あまり使わないものは月に１度でよいと思われるかもしれませんが、月に１度という頻度では、結局在庫チェック自体を忘れてしまいます。

　（２）管理表を作成　消耗品の種類が増えてくると、すべてを記憶するのは困難。そこで私は在庫管理表を作っています。項目は「封筒（Ａ４対応）／２００枚」のように、種類と最低限常備しておく数くらいで構いません。郵便関係（封筒、宅配便用の伝票など）▽清掃関係（ごみ袋、雑巾など）▽営業ツール関係（会社のパンフレットやチラシなど）－というふうに、大まかに分けて書き出します。保管場所や購入先なども記載しておくと、他のスタッフに任せる場合も安心。在庫チェックにかける時間も短くできます。

　（３）ネット通販を活用　今は大抵の消耗品がネット通販で買えます。事務所まで届けてくれるので便利。なるべく１つのネットショップでまとめ買いすれば、購入履歴もまとめて参照できるので経費処理が楽になるほか、そのネットショップのポイントがたまることもあってお得です。法人向けに事務用品などを販売しているショップはたくさんあるので、お気に入りのお店を探してみましょう。

　女性はまず事務所を整頓して、消耗品を整理してから在庫管理表を作成。金曜を在庫チェックの日と決めてからは、慌てて買い物に行くことはほぼなくなったそうです。